Otrzymuje ostatnio sporo pytań, jak użytkować samochód prywatny w firmie. Dziś spróbuje wyjaśnić ten problem, biorąc pod uwagę optymalizację kosztów Twojej firmy oraz realne rozliczenie księgowe takiej operacji. Koszty eksploatacji samochodu to nie tylko zakup paliwa. Pozwólcie, że posłużymy się przykładem jednoosobowej działalności gospodarczej, aby po raz kolejny zoptymalizować Twój biznes.
Samochód prywatny w firmie: jak rozliczyć ?
W sytuacji kiedy masz samochodów prywatny, który chcesz używać w firmie, masz dwie możliwości:
- rozliczasz go jako samochód prywatny,
- wprowadzasz go jako środek trwały w firmie.
Nie chciałbym wracać do przeszłości i pisać o tym, jak można było rozliczyć samochód prywatny w firmie dawniej. Liczy się tu i teraz, dlatego postaram się wyjaśnić schemat rozliczania auta na bazie przykładu i liczb.
Przykład:
Pani Kasia prowadzi działalność jako mobilna kosmetyczka i fryzjerka. Posiada samochód prywatny, który używa do realizacji usług. Na paliwo wydaje miesięcznie 500 zł (406,50 zł netto), od początku swojej działalności nie jest czynnym płatnikiem VAT i nie chce prowadzić tzw. kilometrówki.
W przypadku, gdy Pani Kasia używa samochodu do celów służbowych najkorzystniej będzie wprowadzić go jako środek trwały (wymaga to jednak inwestycji w rzeczoznawcę i naliczania amortyzacji). W takim przypadku Pani Kasia wliczy sobie w ciężar kosztów kwotę 75%, z wydanej na eksploatacje kwoty, czyli 304,88 zł.
Czy możliwe jest rozliczenie 100% kosztów eksploatacji samochodu ?
Tak, wystarczy prowadzić tzw. kilometrówkę dla samochodu służbowego, będącego środkiem trwałym. Kilometrówka to ewidencja przebiegu pojazdu, której wzór możesz pobrać tutaj. Ewidencja musi zawierać:
- nazwisko i imię osoby użytkującej pojazd;
- adres zamieszkania;
- numer rejestracyjny pojazdu,
- pojemność silnika;
- data;
- cel wyjazdu;
- opis trasy (punkt startowy i docelowy);
- liczba faktycznie przebytych kilometrów;
- podpis podatnika (pracodawcy) oraz jego dane osobowe.
Jeszcze bardziej ułatwię Ci zadania i pod artykułem możesz sobie pobrać gotowy wzór takiego dokumentu. Wystarczy uzupełnić, zaksięgować i zoptymalizować koszty Twojej firmy.
Rozliczanie samochodu w firmie a VAT
A co jeśli przedsiębiorca jest czynnym płatnikiem VAT.
Rozliczenie samochodu prywatnego w firmie
Kolejny przypadek. Załóżmy, że przedsiębiorca używa samochodu do celów prywatnych niejednokrotnie w firmie i nie chce wprowadzać go jako środek trwały. Oczywiście może wpisać
Łączną kwotę do odliczenia wprowadzamy w kolumnie 13 – książki przychodów i rozchodów – pozostałe wydatki. Należy pamiętać również o aktualnych limitach odliczeń.
Kilometrówka dla celów VAT – przykład
Na biznesowe spotkania z klientami podróżuje prywatnym samochodem osobowym Toyota Aygo, o pojemności skokowej silnika 998 cm3 (stawka za 1 km wynosi w tym przypadku 0,8358 zł). W czerwcu odbyłem 5 takich podróży biznesowych i łącznie przejechał 225 km.
225 km x 0,8358 zł = 188,05 zł
W czerwcu dodatkowo poniosłem wydatki eksploatacyjne:
- paliwo – 170,00 zł,
- zakup wycieraczki – 29 zł netto.
Poniosłem łączne koszty w wysokości 199,00 zł (170,00 zł + 29,00 zł)
W czerwcu przekroczyłem limit kilometrówki i w koszty mogę wliczyć jedynie wydatki w wysokości 188,05 zł. (wynikające z wyliczenia). Różnica 10,95 zł zostanie przeniesiona na lipiec.
Podobnie, chodź identycznie wygląda sytuacja użytkowania samochodu służbowego na cele prywatne, ale o tym napiszę w kolejnym artykule, jeżeli oczywiście chcecie…
Pomoc w księgowości
Jeżeli szukasz pomocy przy prawidłowym odliczeniu kosztów eksploatacji samochodu prywatnego w firmie zapraszam na www.michalszafranski.pl/uslugi-ksiegowe oraz śmiałego kontaktu. Pamiętaj proszę o jeszcze jednej bardzo ważnej rzeczy. Przepisy podatkowe i skarbowe zmieniają się bardzo dynamicznie, a przytoczone przykłady i dane są aktualne na chwilę pisania artykułu.
Do pobrania:
Ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) – pobierz
Michał Szafrański
